چرا ارتباطات، عامل موفقیت یا شکست مدیریت تغییر است؟

بسیاری از سازمان‌ها هنگام اجرای تغییرات بزرگ، تمام تمرکز خود را روی استراتژی، برنامه‌ریزی و اجرا می‌گذارند و تصور می‌کنند ارتباطات به‌طور خودکار شکل خواهد گرفت. اما واقعیت چیز دیگری است؛ کیفیت ارتباطات یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت یا شکست هر برنامه تغییر در سازمان است.

براساس پژوهش انجمن مدیریت منابع انسانی آمریکا (SHRM)، مهم‌ترین نقشی که منابع انسانی در مدیریت تغییر ایفا می‌کند «ارتباطات» است.

 ارتباطات فقط انتقال نیست

در دوره‌های تحول سازمانی، کارکنان با ابهام، نگرانی و مقاومت مواجه می‌شوند. نحوه ارتباط مدیران تعیین می‌کند که کارکنان

• به تغییر اعتماد کنند یا نه
•  با آن همراه شوند یا مقاومت کنند
• احساس مشارکت داشته باشند یا کنار گذاشته شوند

 هدف ارتباطات، صرفاً اطلاع‌رسانی نیست

بسیاری از مدیران تصور می‌کنند با ارسال یک ایمیل یا برگزاری یک جلسه وظیفه خود را انجام داده‌اند؛ درحالی‌که هدف اصلی، تغییر نگرش، فرهنگ سازمانی و شیوه تصمیم‌گیری کارکنان است.

کارکنان فقط به «چه چیزی» نیاز ندارند؛ آن‌ها باید بدانند «چرا» تصمیمی گرفته شده است. شفاف‌سازی دلایل تصمیمات، اعتماد و همراهی بیشتری ایجاد می‌کند.

 بهترین کانال‌های ارتباطی در زمان تغییر

در مراحل ابتدایی تحول سازمانی، استفاده از ابزارهای ساده و در دسترس توصیه می‌شود:

• ایمیل
•  پلتفرم‌های همکاری آنلاین مانند Slack
• جلسات حضوری یا آنلاین

اما مهم‌تر از ابزار، کیفیت و شفافیت پیام است.

یک مهارت کلیدی برای مدیران: «حضور واقعی»

کارکنان انتظار دارند مدیران در گفت‌وگوها واقعاً حاضر باشند؛ گوش دهند، توجه کنند و ارتباط انسانی برقرار کنند. این رفتار باعث افزایش اعتماد و تقویت ارتباطات می‌شود.

 گوش دادن از صحبت کردن مهم‌تر است

مدیران معمولاً ارتباطات را برابر با «دستور دادن» می‌دانند؛ اما در مدیریت تغییر، گوش دادن اثربخش‌تر از سخن گفتن است.

 وقتی کارکنان فرصت بیان نگرانی‌ها و دیدگاه‌های خود را پیدا می‌کنند

•  احساس ارزشمندی می‌کنند
•  پذیرش بیشتری نسبت به تغییر دارند
• امادگی بالاتری برای یادگیری و همکاری پیدا می‌کنند
•  دستور دادن ممکن است اطاعت ایجاد کند؛ اما گوش دادن، پذیرش واقعی تغییر را به همراه می‌آورد.
  

   جمع‌بندی

  موفقیت در مدیریت تغییر بیش از آنکه به برنامه‌ها و فناوری وابسته باشد، به کیفیت ارتباطات بستگی دارد.

  مدیرانی که:

•  ابتدا گوش می‌دهند
• دلایل تصمیمات را شفاف توضیح می‌دهند
• ارتباطی مستمر و قابل پیش‌بینی برقرار می‌کنند

اعتماد کارکنان را جلب می‌کنند
می‌توانند تغییرات سازمانی را به شکلی پایدار و موفق اجرا کنند.

منبع: SHRM Business